Détails de l'offre

1.      ARCHTECTURE DU POSTE

Statut : Salarié

Mission principale :

L’activité principale de la responsable d’accueil est de renseigner et d’orienter les clients par téléphone, par courrier ou physiquement.

En effet, elle a un poste « d’aiguillage » afin d’orienter et de transmettre les appels et le courrier entrant (postal, palis, mail)

Mission du poste :

·         ACCUEIL PHYSIQUE

·         ACCUEIL TELEPHONIQUE ET GESTION DES MESSAGES

·         RPVA

·         OUVERTURE COURRIER (POSTAL & PALAIS)

·         GESTION DES TELECOPIES & MAIL

·         OUVERTURE DES DOSSIERS

Référent :

Les Associés pour l’ensemble des missions définies ci-dessus.

Les difficultés, spécificités et les contraintes du poste :

Il s’agit d’un poste central et pluridisciplinaire ou il convient d’avoir une constance et une rigueur dans la gestion des tâches quotidiennes.

L’accueil est la « vitrine » du cabinet. Il est donc impératif d’être souriante, agréable et professionnelle.

Divers domaines « sensibles » dont l’enregistrement d’échéances sont à gérer ce qui nécessite une extrême vigilance.

L’aspect « multitâche », le contact direct avec les clients et avec tous les membres du cabinet, sont sans conteste, les attraits et les principaux enjeux du poste.

2.      DESCRIPTION DES MISSIONS

1)      ACCUEIL PHYSIQUE

–          Gestion des rdv selon plages horaires si prédéfinies

–          Assurer l’accueil, réception des clients et installation en salle d’attente

–          Réception fournisseurs, livreurs

–          Assurer le rangement de la salle d’attente et de la banque d’accueil

–          Réceptionner docs clients, tamponner du jour et transmission aux personnes concernées

2)      ACCUEIL TELEPHONIQUE & GESTION DES MESSAGES

–          Gestion autonome de plusieurs lignes

–          Renseignement des clients sur informations générales sur « l’état du dossier » (renvois, courriers émis, mise en état, etc…) grâce à la consultation du dossier informatique

–          Orientation des clients (Associés, Avocat Traitant, Assistante) selon les demandes

–          Enregistrement des messages au sein d’un fichier informatique

–          Sensibiliser les Avocats si nécessités de rappeler rapidement un client (urgence, mécontentement, etc…)

3)      RPVA

–          Consultation journalière (minimum 2 fois par jour matin et après-midi) du RPVA

–          Transmission des messages RPVA à l’assistante concernée (en charge du dossier)

4)      COURRIER (POSTAL & PALAIS)

–          Affranchir le courrier pour la levée du jour

–          Tri en fonction des Assistantes (selon attribution dossier) ou comptable ou collaborateurs (dossiers personnels) et mise dans les cases

5)      GESTION DES TELECOPIES & MAIL

–          Enregistrement des dates de renvois ou convocations expertises reçues par télécopie

–          Consultation de la boite mail générale du cabinet : transmission à l’assistante concernée

6)      OUVERTURE DES DOSSIERS

–          Constitution du dossier physique selon règles du cabinet

–          Ouverture du dossier informatique en complétant le maximum d’information

–          Attribution du numéro de classement

3.      EXIGENCES DU POSTE

1)      Profil du poste

–          Formation / Expérience

·         Formation minimum Bac

·         Expérience souhaitée en cabinet d’avocat ou fonction « accueil »

 

–          Savoirs (connaissances théoriques nécessaires) :

·         Maitrise des outils bureautiques : Word, Outlook, Internet

·         Anglais souhaité

 

–          Savoir être (qualités nécessaires à la tenue du poste) :

·         Excellente présentation générale

·         Discrétion, confidentialité

·         Sens relationnel

·         Rigueur & sens des priorités

·         Sens de l’organisation et méthodique

·         Réactivité & Disponibilité

·         Bonne élocution et aisance à l’oral

·         Esprit d’équipe

·         Partage et circulation de l’information

·         Capacité d’écoute et d’initiative

·         Respect des règles & procédures internes

 

2)      Objectifs du poste et contributions attendues du titulaire du poste

En relation permanente avec la Direction :

Veiller à être à l’écoute des Clients et répondre à leurs demandes

Respect de la confidentialité

Assurer une interface avec les clients

Garantir l’entière gestion des différentes missions confiées.

3)      Rémunération

A déterminer en fonction du profil sur la base du SMIC ;

Avantages : Mutuelle 50% – 13e mois.

VR CONSULTANTS

VR Consultants est un cabinet de recrutement et de solutions ressources humaines basé en région Occitanie.
Né de la volonté de réunir des professionnels reconnus pour leurs compétences, VRConsultants est constitué d’une équipe de consultants spécialistes des ressources humaines.
Experts en recrutement, évaluation et chasse de tête de profils cadres et non cadres, nous intervenons en région Occitanie et en France métropolitaine en fonction des besoins de nos clients.

Les valeurs de VR Consultants

VR consultants est le fruit d’un constat : le recrutement et le conseil sont trop souvent formatés. Or, chaque entreprise a une problématique propre. C’est avec cette volonté de répondre au plus près des préoccupations de ses clients que VR Consultants intervient.

A partir d’une méthodologie adaptée et une approche novatrice de l’humain, nous aidons l’entreprise à optimiser la richesse de son potentiel humain.
Utilisant l’évaluation des comportements, nous proposons une approche outillée des Ressources Humaines. Celle-ci comporte un lot d’innovations considérables qui permettent de traiter les questions sociales et managériales de façon plus opérationnelles, plus directes et plus efficaces.